Quy Trình Tái Tục Dành Cho Tổ Chức
Các bước trong quy trình tái tục hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng tổ chức.
Quản lý chủ động, tái tục hiệu quả
Tăng chủ động, giảm rủi ro bỏ sót: quản lý sớm, thông báo kịp thời, dữ liệu tập trung.
Trạng thái tái tục tối ưu
Hệ thống trạng thái đã được đúc kết và tinh gọn, phản ánh chính xác thực tế vận hành của công ty.
Chủ động hơn với Quản lý sớm 45 ngày
Theo dõi và chuẩn bị danh sách tái tục trước khi tháng đáo hạn tới 45 ngày — không còn bỏ sót, không còn gấp rút.
Thông báo chủ động
- Nhắc nhở hợp đồng chưa có chuyển động trạng thái
- Cảnh báo hợp đồng đã hết hạn
- Nhắc nhở các khoản thanh toán còn tồn đọng
Quản lý tài liệu tập trung
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo từng công ty — không còn phân mảnh; giờ đây, hồ sơ được tập trung, dễ chia sẻ, dễ quản lý.
Báo cáo tuần tự động
Sau mỗi cuộc họp giao ban, cán bộ quản lý nhận ngay báo cáo cập nhật trạng thái và ghi chú mới nhất — tiết kiệm thời gian, nắm bắt tình hình kịp thời.
Xem chi tiết ngay trên trang công ty
Kiểm tra số lượng hợp đồng, thông tin chi tiết liên quan đến đơn tái tục ngay tại trang thông tin công ty — mọi dữ liệu ở một nơi.
Luồng Xử Lý Trước Khi Cấp Đơn
Các bước chính trước khi phát hành hợp đồng, gồm nhắc nhở, đánh giá và ký kết.
Lộ trình chính
Các kết thúc khác
Các mốc thời gian quan trọng
Điểm kích hoạt tự động theo mốc −45/−30/−15 ngày, ngày hết hạn và trước hạn thanh toán.
Chuẩn bị danh sách công ty sắp đến hạn tái tục.
- Có hợp đồng hết hạn trong tháng kế tiếp.
- Chưa gửi thông báo tái tục tới khách hàng.
- Dữ liệu hồ sơ đầy đủ mức tối thiểu (công ty, sản phẩm, ngày hết hạn).
Nếu đơn chưa chuyển từ CBTB → DGTB và chưa đính kèm công văn thông báo thì gửi email nhắc nhở lần 1.
- Trạng thái vẫn ở CBTB, chưa có công văn thông báo đính kèm.
Nếu đơn chưa chuyển từ CBTB → DGTB và chưa đính kèm công văn thông báo thì gửi email nhắc nhở lần 2.
- Trạng thái vẫn ở CBTB, chưa có công văn thông báo đính kèm.
Thông báo mạnh vào ngày hết hạn nếu hồ sơ chưa xử lý xong.
- Hợp đồng chưa ở CTT, HT, TD hoặc KTT.
- Ngày hết hạn bằng ngày hiện tại.
- Chưa có tài liệu chấm dứt/kéo dài đính kèm (nếu áp dụng).
Kích hoạt khi hồ sơ đã chuyển từ CD → CTT.
- Trạng thái ở CTT (chờ thanh toán).
- Ngày đến hạn thanh toán còn 7 ngày.
- Chưa ghi nhận thanh toán.
Quản lý tài liệu theo trạng thái – đồng bộ toàn hệ thống
Một lần upload − hiển thị đúng ngữ cảnh: trạng thái, hồ sơ tái tục và kho tài liệu.
Upload theo trạng thái
Tại mỗi trạng thái (CBTB, DGTB, CTT, HT…) bạn có thể upload công văn, email, chào phí…
Mở trang uploadQuản lý tương tác
Xem và quản lý các file bạn đã tương tác với khách hàng theo hồ sơ tái tục.
Mở quản lý tái tụcKho tài liệu tập trung
Tất cả tài liệu được lưu tập trung, tìm theo Công ty, Đơn bảo hiểm và từ khóa.
Mở trang tài liệu- Không thất lạc tài liệu – gắn theo trạng thái và hồ sơ.
- Liên tục qua từng năm – người mới tiếp quản vẫn có lịch sử.
- Tìm kiếm nhanh – theo Công ty, Đơn bảo hiểm, từ khóa.
- Minh bạch & đồng bộ – mọi người cùng một nguồn dữ liệu.
Email mẫu
Các mẫu email tham khảo theo từng mốc thời gian; mở nhanh, sao chép tiêu đề, hoặc link.
Danh sách tái tục - 45 ngày
Tổng hợp danh sách tổ chức tái tục theo tháng; kèm link tải báo cáo Excel.
Xem chi tiếtĐến hạn thanh toán −7 ngày
Tiêu đề: Còn 7 ngày tới hạn thanh toán − [Công ty] − [Sản phẩm].
Xem chi tiếtBáo cáo tuần (nhiều tháng)
Email báo cáo tuần tổng hợp nhiều tháng, kèm link tải Excel.
Xem chi tiếtTính năng: Báo cáo tuần
HDI CRM có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều tháng vào một báo cáo duy nhất, kèm link tải file Excel chi tiết.
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều tháng
CBQL có thể chọn nhiều tháng cùng lúc (ví dụ: tháng 9, 10, 11 năm 2025) để hệ thống tự động tổng hợp số liệu, phân tích trạng thái và làm nổi bật các vấn đề cần xử lý ngay.
Email báo cáo với thông tin hành động cụ thể
Email sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin quan trọng:
- Phân bổ hợp đồng theo từng trạng thái
- Danh sách các trường hợp cần ưu tiên xử lý: thanh toán quá hạn, hợp đồng sắp hết hạn, hồ sơ lâu chưa cập nhật
- Phân loại các hợp đồng có phí cao nhất
File Excel chi tiết kèm link tải trực tiếp
Hệ thống tự động tạo file Excel với cấu trúc rõ ràng:
- Tổng quan số lượng hợp đồng theo tháng
- Mỗi tháng được tổ chức thành một sheet riêng với trạng thái và ghi chú được cập nhật mới nhất.
- Link tải file (signed URL) được gửi kèm ngay trong email để bạn dễ dàng truy cập
Hướng dẫn sử dụng
- Bước 1: Truy cập trang Tái tục tổ chức, sau đó nhấn nút Gửi cập nhật.
- Bước 2: Thiết lập các tùy chọn:
- Chọn các tháng cần lập báo cáo
- Điền email người nhận (
to/cc/bcc) - Tùy chỉnh các tham số:
include_excel,top_n,ignore_status,dry_run
- Bước 3: Nhấn Xem trước để kiểm tra nội dung email trước khi gửi.
- Bước 4: Sau khi xác nhận nội dung chính xác, nhấn Gửi để email được gửi đi kèm link tải Excel.
- Bước 5: Theo dõi kết quả gửi email trong phần nhật ký hệ thống, hoặc mở link tải trực tiếp từ email đã nhận.
Điều hướng nhanh
Mở nhanh các trang liên quan để theo dõi tái tục, tra cứu công ty và tài liệu.